Un poste d’adjoint administratif est à pourvoir à partir de septembre 2016 au Cabinet du maire-Démocratie participative pour toutes les missions afférentes au secrétariat ; accueil physique et téléphonique, gestion de l’agenda de madame le maire et des élus, suivi de cérémonies, etc.

 

CANDIDATURES :

Date limite de dépôt : 26 août 2016

Adressées sous couvert de la voie hiérarchique à :

Madame le maire – direction des ressources humaines

 

DESCRIPTIF DE L’EMPLOI :

Sous couvert du directeur de cabinet et de la communication, il ou elle aura pour missions :

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique du cabinet du maire ;
• Organisation des rendez-vous et des réunions, réservations de salles ;
• Gestion et suivi de l’agenda, du courrier de madame le maire ainsi que des audiences ;
• Gérer et organiser les inaugurations en partenariat avec les services municipaux ;
• Utilisation du logiciel e. Atal pour les demandes de prestations techniques à destination des services techniques municipaux ;
• Gérer l’ensemble de la représentativité de la mairie ;
• Informer l’ensemble des élus sur les manifestations dignoises ;
• Co-organisation des cérémonies officielles (invitations, déroulé, commandes des gerbes, réservations de restaurants ou traiteurs) ;
• Gestion et établissement des notes « apéritif » pour diverses manifestations municipales ;
• Prises de messages ;
• Gestion du courrier, enregistrement, tri et répartition ;
• Gestion de la réservation et de la mise à disposition de la salle du 4^e sur Outlook ;
• Saisie et mise en forme de documents (prise de notes, rédaction de courriers, tableaux, comptes rendus.) ;
• Tri-archivage-classement-photocopie-numérisation ;
• Recherche d’informations et documentations ;
• Utilisation des outils bureautiques pour la réalisation de courriels (gestionnaire de courriels Outlook et Maarch), de courriers (traitement de texte Word), pour la confection de tableaux (tableur Excel).

 

Activités secondaires

• Secrétariat des comités de quartier et du conseil des citoyens.
• Courriers, participation à des réunions, répondre aux demandes des référents de quartier et des membres du CCC, réservations de salles.

Activité autre à caractère ponctuel 

• Remplacement et appui au secrétariat général.

 

PROFIL PROFESSIONNEL REQUIS :

• Bonne pratique de l’accueil, bonne présentation, souriante, diplomatie et discrétion ;
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel et Outlook), du logiciel Maarch, du photocopieur numérique (numérisation de documents), du téléphone et du fax ;
• Savoir travailler avec initiative, autonomie et disponibilité ;
• Faire preuve de rigueur et de conscience professionnelle ;
• Maitriser les techniques de communication et de secrétariat ;
• Connaissance des collectivités territoriales et de l’organisation de la ville de Digne-les-Bains et du fonctionnement des services ;
• Avoir le sens du travail en équipe ;
• Connaissance des règles de l’expression orale et écrite des techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe, grammaire, principes rédactionnels.…).

 

RYTHME HEBDOMADAIRE DE TRAVAIL  :

• Travail à temps complet : 39 heures par semaine avec ARTT
• Du lundi au jeudi : 8h00 – 12h00 / 14h-18h
• Le vendredi : 8h00 – 12h00 / 14h-17h

 

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES :

David MARCHELLO
Chef de cabinet
04 92 30 52 45

Philippe ALFONSI
Directeur des ressources humaines
04 92 30 52 03